Les loyers s'expriment en général « charges comprises ». Il comprend le loyer mensuel à proprement parler et une provision de charges. Le calcul du montant des charges locatives est une anticipation des charges réelles qui se doit d’être le juste possible pour éviter les conflits lors de la régularisation annuelle. Explications.

Définition de la provision sur charges

Tous les mois, le locataire verse à son propriétaire un loyer assorti d’une provision sur les charges locatives. Ces sommes sont destinées à couvrir les charges liées à l’occupation du logement : dépenses énergétiques, entretien des parties communes, taxes locatives.  Leur montant fixé par le propriétaire est fonction des dépenses prévues et calculées sur l’année puis divisé par 12 pour fixer une somme mensuelle. A la fin de chaque année, il doit établir une régularisation des charges locatives en mettant dans la balance les sommes qu’il a effectivement dépensées et celles qu’il a perçues. La régularisation est alors soit en faveur, soit en défaveur de son locataire. D’où l’importance de bien les estimer en amont !
Bon à savoir : propriétaire et locataire peuvent exiger une régularisation avec un remboursement dans les trois ans suivant la relève annuelle des dépenses

Si les charges locatives sont sur-évaluées

Le propriétaire doit rembourser le trop-perçu au locataire. Une nouvelle indexation de charges devrait donc être proposée au locataire pour l’année suivante sur cette nouvelle base de charges réelles. Le locataire peut se sentir lésé puisqu’il a engagé sur l’année plus d’argent que nécessaire ce qui peut nuire à la relation et entraîner des tensions. Le locataire peut aussi choisir de ne pas renouveler son bail et ne pas recommander cette location. Un mauvais point pour le propriétaire dont le logement peut connaître une vacance locative.

Si les charges locatives sont sous-évaluées

Le propriétaire a engagé davantage de dépenses que les provisions sur charge le prévoyaient. Il doit adresser les justificatifs permettant d’appuyer sa demande de régularisation de charges en sa faveur. Les pièces justificatives doivent rester à disposition pendant 6 mois. Le locataire ne peut en aucun cas refuser le paiement. C’est une mauvaise nouvelle pour le locataire qui doit faire face à une dépense imprévue. Lorsque les charges sont à dessein très sous-évaluées pour rendre un logement plus attractif, le locataire peut se trouver dans l’impossibilité de régulariser. Dans les cas extrêmes, il est en droit d’engager une action à l’encontre du propriétaire voire d’obtenir la nullité du bail. 
 
Pour préserver des relations harmonieuses entre locataire et propriétaire, il est donc important que la provision de charges soit évaluée de façon juste et précise, avec transparence et sincérité.